An Schulen werden täglich Daten verarbeitet. Das sind nicht nur Namen und Adressen, sondern auch Fotos, Leistungsnachweise, Bewertungen und Prüfungsergebnisse. Gerade Schülerakten sind detaillierte Sammlungen mit teilweise sehr sensiblen Daten, die mit jedem Schuljahr aussagekräftiger werden. Die Datenschutz-Grundverordnung, die seit dem 25. Mai 2018 gilt, stellt für alle Einrichtungen, die personenbezogene Daten erfassen und speichern, Regeln auf, wie mit diesen Daten umgegangen wird. Immer dann, wenn personenbezogene Daten erhoben werden, müssen die betroffenen Schüler oder Beschäftigten zuvor eine Einwilligung gegeben haben. Das war vor Inkrafttreten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) allerdings auch schon notwendig. Ein Beispiel: Sollen Fotos von Schülern auf einer Schulhomepage oder in einer Tageszeitung veröffentlicht werden, muss zuvor eine Einwilligungserklärung von den Betroffenen eingeholt werden. Für Schulen heißt das konkret: Es gibt erhöhte Dokumentationspflichten.

Was ändert sich bei Film- und Fotogenehmigungen?

Im Einwilligungstext müssen immer folgende Angaben gemacht werden:

• • Für welchen Zweck werden die Daten erhoben?
  • Wo werden die Fotos veröffentlicht?
  • Die pauschale Angabe „zur Veröffentlichung im Internet“ ist nicht ausreichend; es muss definiert werden, über welche Kanäle die Veröffentlichung erfolgt (Website, soziale Netzwerke). Auch sollten die unterschiedlichen sozialen Netzwerke, in denen die Fotos veröffentlicht werden, benannt sein.

Merke: Die Einwilligungen sind freiwillig und können jederzeit, auch einzeln, mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Was müssen Schulen bei Internetauftritten (Facebook, Twitter, Websites) beachten?

Bei der Veröffentlichung von Fotos oder anderen personenbezogenen Daten müssen vorher rechtlich einwandfreie Einwilligungserklärungen vorliegen. Passende Formulare und Hinweise haben die öffentlichen Schulen in den letzten Tagen erhalten.

Müssen Schulen bei der Erfassung von Schülerdaten eine datenschutzrechtliche Belehrung erteilen?

Wenn bereits bei der Schulanmeldung personenbezogene Daten erhoben werden, muss bereits zu diesem Zeitpunkt eine Belehrung erteilt werden. Dafür hat das Kultusministerium den öffentlichen Schulen ein Muster zur Verfügung gestellt.

Dürfen E-Mail-Verteiler angelegt werden?

E-Mail-Verteiler, etwa zur Information von Eltern, müssen grundsätzlich so angelegt werden, dass die Empfängeradressen nicht sichtbar sind. Die externe Weitergabe von Kontaktlisten (z. B. an alle Eltern zum gegenseitigen Austausch) ist nicht ohne Einwilligung aller Betroffenen zulässig.

Weitere Informationen erhalten Sie unter datenschutzrecht.sachsen.de